1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

a) Geschäftskontakte

Die NASA GmbH ist eine hundertprozentige Gesellschaft des Landes Sachsen-Anhalt. Im Landesauftrag plant, bestellt und bezahlt die NASA GmbH den Schienenpersonennahverkehr (SPNV). Gemeinsam mit dem Mitteldeutschen Verkehrsverbund und den beteiligten Verkehrsunternehmen betreibt diese zudem die Fahrplanauskunft INSA und die Intermodale Verkehrsinformations- und Auskunftsplattform Mobilitätsportal Mitteldeutschland.

Gemäß unserem Geschäftsbesorgungsvertrag mit dem Land Sachsen-Anhalt und in enger Abstimmung mit dem Ministerium für Landesentwicklung und Verkehr wirkt die NASA GmbH intensiv am ÖPNV-Plan mit und setzt wesentliche Teile davon um.

Zu den vielfältigen Tätigkeitsfeldern der NASA GmbH gehören unter anderem:

  • vernetzt mit den kommunalen Partnern Bahn- und Busangebote,
  • entwickelt das ÖPNV-Landesnetz einerseits durch Planung, Bestellung und Finanzierung des Schienenpersonennahverkehrs und andererseits durch Unterstützung der Aufgabenträger des öffentlichen Straßenpersonenverkehrs bei Planung und Finanzierung von Busverkehren im Landesnetz,
  • unterstützt die Verkehrsunternehmen bei der Einrichtung flexibler Bedienformen im ÖPNV,
  • berät Kommunen bei der städtebaulichen Entwicklung der Bahnhofsumfelder,
  • betreibt das Informationssystem INSA gemeinsam mit den Verkehrsunternehmen im Land sowie dem Mitteldeutschen Verkehrsverbund (MDV) und entwickelt es weiter zu einer Echtzeitauskunft (INSA plus),
  • betreibt das INSA-Callcenter, welches Auskünfte rund um den ÖPNV sowie Rufbusbuchungen für die einzelnen Verkehrsunternehmen bietet,
  • vermietet Bordrechner und andere Technik an Verkehrsunternehmen,
  • betreibt das Intermodale Verkehrsinformations- und Auskunftssystem Mobilitätsportal Mitteldeutschland.

Die Erfüllung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben und die Organisation unseres internen Geschäftsbetriebs stehen in einem untrennbaren Zusammenhang mit einer Vielzahl von personenbezogenen Daten von Geschäftskontakten (z.B. zu Ministerien, Behörden, anderen Aufgabenträgern oder Unternehmen verschiedener Branchen).

Hierbei werden ausschließlich personenbezogene Daten verarbeitet, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung oder im Rahmen der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung von den betroffenen Kontakten direkt erhalten (z. B. E-Mail, Telefon, Post, Visitenkarte). Darüber hinaus verarbeiten wir, soweit dies für unsere Geschäftsbeziehung erforderlich ist, personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen.

b) Kundenkontakte (Kontaktformulare / E-Mail / Telefon oder persönliche Vorsprache)

Auf unseren Internetseiten sind Kontaktformulare vorhanden, welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

  • Anrede,
  • Vorname, Name,
  • E-Mail,
  • Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort) und
  • Kommentar.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt automatisch und ohne Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung nach dem Absendevorgang des Kontaktformulars, wobei wir Ihnen in Erfüllung der uns gesetzlich obliegenden Informationspflicht vor dem Absenden die Möglichkeit geben, sich in einem als PDF-Dokument hinterlegten „Informationsblatt zur DSGVO“ über den konkreten Verarbeitungsprozess zu informieren. Zusätzlich wird auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse oder auch im Wege einer persönlichen Vorsprache möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten oder in einem persönlichen Gespräch ausgetauschten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Telefonische Kundenkontakte bestehen ebenso über das INSA-Callcenter. IM INSA-Callcenter werden Rufbusbestellungen für die Verkehrsunternehmen im Land entgegengenommen und an die jeweiligen Leistungserbringer weitergeleitet. Hierbei werden folgende Daten erfasst und weitergeleitet.

  • Vorname, Name,
  • Rufbusverbindung
  • Telefonnummer
  • Ggf. E-Mail-Adresse

Der Kunde erhält vor jedem Gespräch den Hinweis zur Verarbeitung persönlicher Daten und hat die Möglichkeit den Anruf abzubrechen. Die Verarbeitung erfolgt, nachdem der Callcenter-Agent die genannten Daten in einer speziellen Software erfasst hat. Da es sich um eine Auslagerung der Datenverarbeitung handelt („Auftragsverarbeitung“), verpflichten wir den Dienstleister des INSA-Callcenters gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter vertraglich dazu, personenbezogene Daten nur im Einklang mit den Anforderungen der Datenschutzgesetze zu verwenden und den Schutz der Rechte der betroffenen Person zu gewährleisten.

2. Zweck der Datenverarbeitung

a) Geschäftskontakte

Wir verwenden die personenbezogenen Daten ausschließlich um Geschäftsbeziehungen auf- und/ oder auszubauen bzw. zur Erfüllung der uns gesetzlich übertragenen Aufgaben sowie zu Verhandlungen, zum Vertragsschluss und/ oder zur Erfüllung von sonstigen vertraglichen Verpflichtungen.

b) Kundenkontakte

Die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske werden ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihres Anliegens, für die Kontaktaufnahme, die damit verbundene technische Administration sowie für Rufbusbestellungen gespeichert und verwendet. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

a) Geschäftskontakte

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Wahrnehmung einer uns gesetzlich übertragenen Aufgabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO. Soweit wir die Daten für die Erfüllung eines Vertrages bzw. für vorvertragliche Maßnahmen verarbeiten, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ferner ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit uns mit der Bereitstellung der Kontaktdaten im Vorfeld eine Einwilligung in die Verarbeitung erteilt worden ist (z.B. Übergabe einer Visitenkarte).

b) Kundenkontakte

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Wahrnehmung einer uns gesetzlich übertragenen Aufgabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO und unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihre Kontaktierung auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Das konkrete Anliegen wird einzelfallbezogen an die mit Ihrem Anliegen Involvierte zur Bearbeitung weitergeleitet, falls Ihr Anliegen nicht in unseren Zuständigkeitsbereich fällt oder wir entsprechende Informationen von dritter Stelle benötigen (z.B. Verbünde, Verkehrsunternehmen oder andere Aufgabenträger).

5. Dauer der Speicherung

a) Geschäftskontakte

Wir verwenden die personenbezogenen Daten während der Dauer der Geschäftsbeziehung und löschen diese umgehend, wenn wir diese nicht länger benötigen. Wir weisen darauf hin, dass wir gegebenenfalls auch darüber hinaus einige eingeschränkte Informationen über Sie verarbeiten in dem Wissen, dass Sie die Organisation, die Sie vertreten, verlassen haben, sodass wir unsere Beziehung mit Ihnen nahtlos fortführen können, falls und wenn wir wieder Kontakt aufnehmen, sobald Sie eine andere Organisation vertreten.

b) Kundenkontakte

Die Daten werden solange gespeichert, bis sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt / per Telefon übermittelt oder im Wege einer persönlichen Vorsprache ausgetauscht wurden, ist dies spätestens nach Ablauf einer Frist von einem Jahr der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass wir das Anliegen des Nutzers bzw. den betroffenen Sachverhalt abschließend bearbeitet haben oder der Zweck der Speicherung anderweitig entfallen ist und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

6. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung der personenbezogenen Daten jederzeit ohne Angaben von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen bzw. die hierfür erteilte Einwilligung zu widerrufen. In einem solchen Fall können die Konversation nicht fortgeführt und das Anliegen des Nutzers bzw. der betroffene Sachverhalt nicht abschließend bearbeitet werden.

Sie können den Widerspruch bzw. Widerruf entweder postalisch, per E-Mail oder per Fax an die NASA GmbH übermitteln. Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Portokosten bzw. die Übermittlungskosten nach den bestehenden Basistarifen.

Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Nutzer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Nutzer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen. Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc